Comunicare efficacemente

Quanto valgono le nostre idee se non troviamo il modo di veicolarle ad altre persone?

Cosa possiamo dunque fare per comunicare con efficacia e quali sono gli errori da evitare?

Prima ancora di entrare nel merito di come comunicare efficacemente ad un pubblico, è indispensabile fare qualche premessa relativa più in generale alla comunicazione.

La comunicazione tra esseri umani è una delle cose più affascinanti. Rappresenta il ponte tra noi e gli altri, tra il nostro pensiero e quello degli altri, tra le nostre emozioni e quelle degli altri. Senza comunicazione gli esseri umani non sarebbero riusciti a confrontarsi, a comprendersi, a generare sinergie, a costruire, a creare.

Cos’è la comunicazione?

Credo che in prima battuta possa venirci in aiuto recuperare l’origine etimologica della parola stessa: comunicare deriva dal latino Communis Aghere, cioè “mettere in comune”.

Dunque, l’atto di comunicare implica che ci sia qualcuno che desidera “mettere in comune qualcosa” con qualcun altro: il suo pensiero, un’idea, un bisogno, un desiderio, uno stato d’animo… insomma, qualcosa che sia nella sua mente o nel suo cuore.

Si tratta quindi di un processo di trasferimento da una persona all’altra e, nel caso del public speaking, da una persona a più persone.

Il primo elemento chiave in un processo di comunicazione è che chi comunica non dovrebbe esimersi dal partire da chi ha di fronte. Meglio ancora: in primis dovrebbe avere lui stesso chiaro nella mente il cosa desidera comunicare. Una volta chiarito ciò, dovrebbe focalizzarsi bene su chi ha di fronte.

Per risultare efficaci nella comunicazione è doveroso calibrare il messaggio (cioè il contenuto) e il linguaggio in funzione del proprio interlocutore.

Comunicazione vs. Espressione

Molto spesso, infatti, si cade nell’errore di confondere il comunicare con l’esprimere.

Vediamo di analizzare le differenze insite in questi due verbi.

• Comunicare origina etimologicamente da “mettere in comune”.
• Esprimere origina dal latino ex premere, vale a dire “premere”, “portare fuori”.

Esprimere equivale un po’ ad “aprire una valvola” e lasciar fuoriuscire ciò che abbiamo dentro, senza aver deliberatamente e intenzionalmente scelto cosa dire e in che modo.

Un esempio pratico

Per antonomasia, chi si esprime è ad esempio un artista. Un poeta o un cantante sentono dentro il fuoco della creatività che alimenta il desiderio di comporre versi e strofe. Dunque, un artista produce un messaggio, ma non parte dal destinatario per calibrarlo. Non sceglie le parole e la sintassi in funzione di chi poi ascolterà quel componimento o quella canzone.

Certo, probabilmente si augura che la sua creazione verrà compresa ed apprezzata, ma non è mosso originariamente dall’obiettivo di risultare chiaro ed efficace. Tant’è che capita sovente di trovare produzioni artistiche alle quali le persone danno interpretazioni molto contrastanti.

Lo stesso vale per un pittore che dipinge un quadro. Può essere che il soggetto sia chiaramente decodificato da chiunque nella stessa maniera, ma può anche darsi che uno stesso quadro venga interpretato in maniera totalmente diversa.

D’altra parte, non è forse vero che artisti incompresi nel loro tempo siano stati poi riscoperti successivamente, post mortem? Mentre non si è mai sentito di un comunicatore che, incompreso nel suo tempo, sia stato poi riscoperto successivamente!

Un essere umano che desideri comunicare qualcosa… o riesce a farlo nel presente, oppure avrà fallito e verrà dimenticato per sempre.

Comunicare in modo efficace

Un manager di fronte a dei colleghi, un giornalista che desideri descrivere un fatto accaduto, un venditore che desideri comunicare il valore del bene o del servizio che vende, dovrebbero entrare nell’ottica di comunicare e non di esprimere.

Nulla vieta che si possa comunicare riuscendo al contempo ad esprimersi, così come si possa esprimere qualcosa riuscendo anche a comunicare. Tuttavia, è fondamentale tenere bene a mente la differenza tra questi due verbi.

Mi è capitato spesso, durante i training d’aula, di trovarmi di fronte a partecipanti che in qualche maniera rivendicassero il loro diritto di esprimersi invece che di comunicare.

Se si rivendica il diritto di esprimersi si cade facilmente nell’errore di “aprire quella sorta di valvola” e lasciare uscire, senza forma e senza ordine, i propri pensieri. Questo significa utilizzare le parole, la voce e il corpo non come sarebbe più funzionale in vista dell’obiettivo da raggiungere, ma solo come viene più istintivo fare.

Scegliere il linguaggio adatto

Quando ci troviamo di fronte una persona che parla in maniera un po’ troppo ricercata o criptica, non ci viene forse da dirle: “Ma perché non parli come mangi?”

Ma il punto è proprio questo: molto probabilmente questa persona sta già parlando “come mangia”, perché è capace di utilizzare parole e sintassi di un certo tipo. Allora a questa persona sarebbe più corretto dire: “Ma perché non parli come mangiamo noi?”

Se comunicare significa “mettere qualcosa in comune tra noi e gli altri”, è fondamentale immedesimarsi empaticamente nei nostri interlocutori e chiedersi, ad esempio:

• Quali parole sono più adatte?
• Quale gergo è più opportuno utilizzare?
• Quali esempi possono aiutare il mio interlocutore a comprendere la mia idea?

Solo con domande del genere aumentano le probabilità di risultare chiari ed efficaci.

Gli obiettivi della comunicazione

Se comunicare significa “mettere qualcosa in comune tra noi e gli altri”, farlo in maniera efficace cosa significa? Per comprenderlo esploriamo meglio alcuni aspetti.

Innanzitutto, è vitale considerare che esistono diversi macro obiettivi di comunicazione:

• Informare
• Formare
• Insegnare
• Ispirare
• Motivare ad agire
• Sensibilizzare
• Spingere al cambiamento

Essere efficaci nella comunicazione significa innanzitutto porsi un ben preciso obiettivo di comunicazione.

Bene! Essere efficaci nella comunicazione significa innanzitutto porsi un ben preciso obiettivo di comunicazione… e
riuscire a raggiungerlo!

E come saprò se sarò stato efficace in una presentazione nella quale, ad esempio, l’obiettivo era MOTIVARE AD
AGIRE? Verificherò se la persona che mi ascolta compirà quell’azione!

Come saprò se sarò stato efficace in una presentazione nella quale l’obiettivo era SPINGERE AL CAMBIAMENTO? Semplice: verificherò se chi mi ascolta si dirà disposto a CAMBIARE!

Qual è dunque l’utilità di chiarire innanzitutto quale sia il MACRO obiettivo della comunicazione?

Beh: ci consente evidentemente di tarare al meglio tutte le componenti della nostra comunicazione… i contenuti e il linguaggio… le parole, la sintassi, l’intonazione della voce e la velocità dell’eloquio, il body language… 

In altri articoli del BLOG approfondiremo meglio le tre componenti fondamentali della nostra comunicazione (Verbale – Para verbale – Body language)… Ma per il momento è sufficiente aver ben chiaro in mente questo passaggio: se non chiarisco io per primo, quale sia l’obiettivo della mia comunicazione… non potrò effettuare scelte di contenuto e di linguaggio appropriate… 

Diversi macro obiettivi di comunicazione 

Detto in altre parole: pur avendo ad esempio di fronte uno stesso interlocutore… un conto è se voglio solo informarlo di qualcosa… cosa ben diversa è se invece voglio convincerlo di qualcosa, oppure motivarlo a fare qualcosa… 

Le strategie argomentative, il linguaggio della voce e del corpo… dovranno essere scelti con grande attenzione e non lasciati al caso.

Ricordo di una volta, ospite ad un congresso, ascoltai diversi speaker avvicendarsi su quel palco… il tema era l’importanza dell’ Intelligenza artificiale e di come sempre di più sarà applicata in tutti gli ambiti umani… 

Importante precisare che il pubblico era composto da profili variegati… C’erano addetti ai lavori così come neofiti …

L’obiettivo di tutti gli speaker era quello di sensibilizzare ad investire nella direzione dell’intelligenza artificiale…

Quasi tutti gli speaker, fisici o ingegneri… si prodigarono in discorsi con gergo tecnico… utilizzando parole “oscure” e criptiche… parlando di algoritmi misteriosi, etc… Tra l’altro parlavano in maniera “fredda” e distaccata… da professoroni esperti che spiegano le meraviglie di una SCIENZA OCCULTA a dei poveri ignoranti… Risultato: la metà della platea era annoiata e distratta… Evidentemente questi speaker si stavano esprimendo nel loro gergo… e pensavano di parlare solo ad altri ingegneri o fisici…

Solo un paio di loro, invece, comunicarono anche ai non addetti ai lavori… e seppure utilizzassero di tanto in tanto dei termini tecnici… si preoccupavano subito dopo di spiegarne il significato…. E poi raccontavano aneddoti… e sorridevano… e guardavano l’audience in maniera autentica e genuina…

Ecco evidentemente alcuni degli speaker si stavano soltanto esprimendo… mentre altri stavano realmente comunicando!

A questo punto è bene chiarire anche un altro passaggio.

Per essere efficace quando comunico… dovrei rinunciare ad essere completamente spontaneo? Prima di rispondere vediamo di comprendere cosa significa “spontaneità”…

La spontaneità di una persona… in generale… è una cosa bella, una cosa positiva… A tutti noi piace avere di fronte persone spontanee… specie se pensiamo al “contrario della spontaneità”!

Una persona che non sia spontanea… risulterebbe “costruita”, forse anche “falsa”, “finta”….

Quindi: viva la spontaneità… sinonimo di autenticità e naturalezza…

Pensiamo ad esempio alla meravigliosa spontaneità dei bimbi…

E adesso torniamo alla domanda: per essere efficaci nella comunicazione … dovremmo rinunciare ad essere completamente spontanei? Beh con le premesse fatte pocanzi verrebbe da rispondere: NO! Ma attenzione… Perché qui si nasconde … diciamo … una trappola!

E mi spiego: sebbene in generale, nelle relazioni interpersonali la spontaneità sia bella e apprezzabile… quando si parla di efficacia comunicativa… dobbiamo stare all’erta…

Possiamo tranquillamente rivendicare il nostro diritto di essere spontanei… ma dobbiamo essere consapevoli del fatto che i nostri interlocutori potrebbero giudicarci:

• Spontaneamente noiosi
• Spontaneamente incomprensibili
• Spontaneamente prolissi
• Spontaneamente troppo veloci o troppo lenti

Detto in altre parole: siamo così sicuri che quando il nostro obiettivo è quello di risultare efficaci nella nostra comunicazione PAGHI l’essere spontanei?

Se così fosse allora potremmo spontaneamente utilizzare il gergo dialettale che conosciamo solo noi! 

Oppure potremmo spontaneamente inserire una miriade di intercalari “Ehm”, “Hhm”, “Ehm” nelle nostre frasi…

Oppure spontaneamente potrebbe venirci da fare pause interminabili… oppure al contrario potrebbe venirci da non farne affatto.. parlando ininterrottamente e a ritmo forsennato, come dei mitragliatori….

E allora: Se il nostro obiettivo è quello di comunicare efficacemente… probabilmente dovremmo rinunciare ad essere completamente spontanei! 

Rinunciare ad essere completamente spontanei…

Sebbene, in generale, la spontaneità di una persona sia un aspetto lodevole… quando si parla di efficacia comunicativa… risulta opportuno e necessario, come dire, LIMARE, DOSARE questa spontaneità… 

Sia chiaro: ben venga la spontaneità se ci consente di effettuare scelte funzionali al nostro obiettivo di comunicazione!

No ad una rivendicazione di spontaneità comunicativa che potrebbe invece sortire effetti deleteri quanto ad efficacia!

Come dice Paul Watzlawick con il suo primo assioma sulla comunicazione, all’interno del suo libro Pragmatica della comunicazione umana: “È impossibile non comunicare”! 

Una sorta di paradosso che deve indurci a riflettere molto attentamente: anche se una persona decide di non voler comunicare… comunque sta comunicando che…NON VUOLE COMUNICARE… Detto in altre parole: che ne siamo consapevoli o meno ogni nostra parola o non parola, ogni cosa detta o non detta, ogni nostro silenzio… ogni nostro gesto o postura… comunque comunica qualcosa… 

Dunque è fondamentale prenderne consapevolezza… ed iniziare a scegliere con maggiore attenzione ciò che diciamo o non diciamo, ogni parola che pronunciamo! La comunicazione umana è un fenomeno magico ed affascinante!

Può consentirci di entrare in relazione oppure di scontrarci con altri esseri umani!

Può portarci a creare ponti o innalzare barriere!

Può metterci in contatto con altre persone oppure confinarci in uno spazio isolato!

Quando abbiamo di fronte altri esseri umani e desideriamo sortire qualche effetto su di loro abbiamo la libertà, la possibilità, la responsabilità e a volte anche il dovere di effettuare delle scelte ben precise di contenuto e di linguaggio. Lasciare al caso queste scelte… così come lasciare che siano abitudini pregresse a farci scegliere cosa e come dirlo… ci impedirà di risultare efficaci… Il segreto per una comunicazione efficace… risiede soprattutto nel concentrarsi sul proprio interlocutore, ascoltandolo il più possibile e in maniera empatica.

Solo in tal modo potremo creare un messaggio realmente tarato su di lui.

Puoi avere le migliori intuizioni del mondo, così come essere il più grande conoscitore di una disciplina… Puoi avere titoli di studio e aver scritto libri su un argomento… Puoi anche essere il massimo esperto di una certa tematica… Ma quanto vale tutto ciò se non riesci a comunicarlo a chi hai di fronte? Facciamo un ultimo test…

I nostri modelli

Ripensa a tutto il tuo iter di studi scolastici ed universitari… Pensa dunque a tutti i Professori e le Professoresse che hai avuto… Quanti ne ricordi, oltre che preparati nella loro materia… REALMENTE capaci di rendere interessante la lezione? Quanti ne ricordi capaci di tenerti attento? Quanti riuscivano a catturare la tua attenzione costantemente? Faccio spesso questa domanda durante i corsi di Comunicazione efficace e Public Speaking e… le risposte che solitamente vengono fuori dai partecipanti… scommetto che saranno simili alle tue…. 

Solitamente i partecipanti rispondono 2-3… forse 3-4… Pensaci! Stiamo parlando di Professori che ben conoscono la loro materia… si chiamano Professori perché in qualche modo Professano quei temi…. Dunque non può essere un tema di conoscenza degli argomenti! 

No, non si tratta di quanto un professore conosca o meno la sua materia… Si tratta piuttosto di quanto riesca a catturare l’attenzione dei suoi studenti con le parole, con gli esempi, con l’interazione, con le domande che fa… Si tratta altresì del modo in cui un Professore si rivolge ai propri studenti… si tratta del modo in cui parla… si tratta del suo linguaggio del corpo… o sbaglio? 

Ricordo come fosse accaduto pochi giorni fa uno dei miei primi giorni di scuola alle superiori… entrò in classe il professore di filosofia… filosofo anche lui! Vestito in gessato con gilet… occhialini con lenti molto spesse… 3-4 libri in mano… era il suo primo giorno con noi… Sai come esordì, quali furono le sue prime parole? Beh intanto si alzò dalla cattedra, si avvicinò a noi e si sedette su uno dei banchi rimasti vuoti… poi ci guardò… sorrise in maniera empatica e gentile… e ci disse: “bene, buongiorno, come state? Cosa si prova nei primi giorni di scuola?” E poi continuò: “allora stiamo per iniziare un anno accademico e questa materia si chiama FILOSOFIA… beh innanzitutto.. prima ancora di qualsiasi altra cosa… cosa significa FILOSOFIA?” – Ovviamente nessuno di noi studenti seppe rispondere… Allora lui, sempre sorridendo rispose: “Filosofia significa amore per la sapienza, per la conoscenza”… E poi aggiunse: “in che maniera potrà esservi utile in futuro la filosofia? Cioè: pensando a ciò che vorrete fare da grandi… in che modo la filosofia potrà aiutarvi? Vedete – aggiunse – se prima non riflettiamo su cosa sia la filosofia ed a cosa serva… perché mai dovrebbe interessarvi?

Ecco non credo sia un caso se ricordo questo professore come uno di quelli che più di altri ha lasciato in me un segno indelebile! 

Quel professore era realmente in grado di comunicare entrando in relazione con tutti noi studenti, nonostante avrebbe potuto esprimersi in maniera molto più raffinata, complessa e ricercata, da filosofo e professore di filosofia quale era!

Dunque vorrei ribadire ancora una volta la mia provocazione: puoi avere le migliori intuizioni del mondo, così come essere il più grande conoscitore di una disciplina… 

Puoi avere titoli di studio e aver scritto libri su un argomento… 

Puoi anche essere il massimo esperto di una certa tematica in azienda… 

Ma… 

Quanto vale tutto ciò se non riesci a comunicarlo efficacemente a chi hai di fronte?