Se il nostro obiettivo è quello di risultare efficaci con il nostro pubblico, nulla dovrà essere lasciato al caso.
Di conseguenza, per poter progettare al meglio il nostro intervento sarà fondamentale porsi inizialmente una serie di domande della massima importanza.
Vediamole insieme.
Partiamo dunque con la prima domanda: qual è l’obiettivo del mio intervento?
Fondamentale domanda, senza la quale non avremmo il presupposto di partenza per poter iniziare a pensare contenuti e strategia argomentativa.
Ricordo quando una volta ero ospite all’interno di una convention di una grande Banca.
A quell’evento era presente un po’ tutta la popolazione aziendale. Era previsto che si avvicendassero sul palco diversi speaker, Manager dell’azienda. Il primo speaker iniziò il suo speech… sciorinando una serie interminabile di numeri, percentuali, dati… Tra l’altro teneva quasi tutto il tempo gli occhi rivolti verso le slide… parlava con tono piatto ed aveva un’espressione molto seriosa in viso. Stava descrivendo minuziosamente i risultati della sua Area… sembrava quasi che stesse sostenendo un esame per dimostrare quanto fosse stato diligente con il suo team…
La reazione dei presenti fu di noia e anche un po’ di fastidio. Successivamente ebbi modo di confrontarmi con questo Manager, dal momento che la sua azienda mi aveva richiesto un intervento di coaching di public speaking one to one per migliorare le abilità comunicative di questo loro Manager. La prima riflessione che facemmo fu proprio relativa a quale sarebbe dovuto essere l’obiettivo del suo intervento in quella Convention. E dopo un accurato confronto emerse che l’azienda gli aveva richiesto un intervento con taglio motivazionale per spronare anche altri Area Manager a emulare la stessa strategia di gestione clienti, così da conseguire maggiori risultati.
Lui invece si era limitato a descrivere minuziosamente i risultati della sua area, come a sottolineare quanto fosse stato bravo, ma senza fornire alcuno spunto motivazionale, senza raccontare anche un solo dettaglio di quale strategie avesse permesso al suo team di ottenere risultati così positivi. Detto in altre parole, non essendosi posto a monte la domanda “qual è l’obiettivo del mio intervento”… aveva erroneamente confezionato uno speech che era molto informativo ed analitico, decisamente più adatto ad una riunione commerciale con altri interlocutori.
Ecco: questo è il rischio che si corre se non ci si ferma innanzitutto a riflettere su quale sia l’obiettivo primario del nostro intervento!
Un conto è dover informare qualcuno, cosa ben diversa è motivarlo a fare qualcosa!
Un conto è spiegare analiticamente un tema, cosa ben diversa è ispirare qualcuno… È bene dunque chiarire a monte quale sia il MACRO OBIETTIVO di comunicazione che si vuole perseguire, perché solo così si pongono le migliori premesse per scegliere poi contenuti, esempi, strategia argomentativa, numerica e tipologia di slide a supporto, e così via!
La tua audience
Seconda domanda: Chi è il mio pubblico? Cioè: che caratteristiche ha? Si tratta di un pubblico di persone esperte o no? Si tratta di un pubblico di addetti ai lavori o no?
Le persone che avrò di fronte sono più razionali o più emotive? Giovani o meno giovani?
Legate al passato o piuttosto orientate al futuro?
Vedete: solo se riflettiamo attentamente sul profilo dell’audience che avremo di fronte potremo effettuare idonee scelte di contenuto e di linguaggio.
Volendo approfondire il tema audience, potremmo anche chiederci: quanto il pubblico che incontrerò conosce l’argomento che tratterò? Se so di avere di fronte un pubblico di neofiti, saranno doverose delle premesse ed evitare troppi tecnicismi, e magari sarà opportuno l’utilizzo di metafore e analogie esplicative dei temi che tratterò! Se al contrario so di avere di fronte un pubblico di esperti, non serviranno premesse e potrò utilizzare un gergo più ricercato e specialistico che verrà apprezzato dagli esperti!
E se invece so che avrò di fronte un pubblico misto? Beh dovendo evitare di parlare solo agli esperti o solo ai non esperti, sarà necessario bilanciare sapientemente i contenuti e magari sarà opportuno anche fare delle brevi premesse, sottolineando che sappiamo di avere di fronte differenti profili di persone (addetti ai lavori e non): in tal modo gli esperti accetteranno il fatto che non stiamo mettendo in dubbio la loro conoscenza.
Al contempo potremo anche concederci qualche inciso un po’ più specialistico, preoccupandoci però di declinarlo successivamente in maniera tale che il significato arrivi anche ai meno esperti…
Ricordo di un intervento sulla leadership che tenni in una Convention. Sapevo di avere di fronte un pubblico molto variegato, per cui pensai opportuno esordire dicendo, dopo un’apertura pensata per catturare l’attenzione: …“oggi vedremo insieme alcuni aspetti legati alla leadership… so di avere di fronte persone con un differente numero di ore di volo su questi temi…. Per cui mi perdoneranno i più esperti se farò alcune premesse doverose per i più junior… così come mi perdoneranno i più junior se, di tanto in tanto, parlerò di alcuni temi che potrebbero non essere ancora di loro totale dominio…”.
Sempre relativamente all’audience che avremo di fronte: che tipo di linguaggio sarà più opportuno utilizzare? E qui non mi riferisco solo alla differenza tra linguaggio più o meno tecnico e specialistico… ma più in generale alla differenza tra un linguaggio magari più o meno informale! Ancora una volta non è possibile decidere a priori se sia meglio l’uno o l’altro… tutto dipende dal contesto in cui andrò a presentare e dalla tipologia di pubblico che avrò di fronte.
Andiamo avanti, domanda successiva: Cosa occorre realmente sapere al mio pubblico? Cioè al di là di ciò che mi piacerebbe dire, al di là di ciò che magari conosco meglio e su cui sono maggiormente preparato… che cosa realmente occorre a quel pubblico? Per trovare risposta a questa domanda è vitale mettersi empaticamente nei panni dell’audience. Dato l’obiettivo della mia presentazione e la tipologia di pubblico alla quale mi sto rivolgendo, quanta informazione è necessaria o sufficiente? Quali temi è vitale trattare? Cosa invece risulterebbe superfluo, inutile o ridondante?
Quante volte ci è capitato di ascoltare qualcuno parlare di una certa tematica e di chiederci: ma perché mi sta dicendo queste cose? Perché sta ripetendo sempre le stesse cose? A cosa mi serve questa parte di contenuto? Perché questi 5 minuti interi per aprire una parentesi inutile? Oppure, al contrario: perché questo speaker non sta fornendo maggiori evidenze? Perché non entra nel merito del punto più importante? Perché non spiega meglio, concretamente, cosa dovremmo fare? E così via…
Domanda successiva: a che livello di profondità è necessario/opportuno scendere?
Ovviamente per poter rispondere a questa domanda è doveroso prendere in esame due variabili. Di una abbiamo già parlato: da chi è composta l’audience! L’altra variabile è legata a quanto tempo avremo a disposizione! Dunque ponderando attentamente queste due variabili – profilo audience e tempo a disposizione – e sempre pensando all’obiettivo primario del nostro intervento – decideremo quanto approfondire i vari temi. Dopo aver riflettuto su chi avremo di fronte e avendo ben chiaro in mente qual è l’ obiettivo del nostro intervento… dovremo quindi doverosamente fare i conti anche con quanto tempo avremo a disposizione.
Avere 10 minuti o 30 minuti fa un’enorme differenza!
Ricordo di una volta, ad un Congresso Medico. Sul palco si sarebbero avvicendati 16 medici per raccontare la loro esperienza di determinate terapie innovative. Ciascuno di loro avrebbe avuto 20 min di tempo massimo a disposizione, dopodiché il moderatore sarebbe elegantemente intervenuto per inviarli a concludere il loro intervento.
Diversi di loro, pur avendo da curriculum grande spessore e valore, si persero in introduzioni e parentesi inutili, gestendo molto male il rapporto tra tempi e contenuti, e di fatto si ritrovarono dopo i primi 10-15 minuti quasi inutili, a dover velocizzare per toccare i punti salienti legati alla loro esperienza! Di fatto però non ebbero il tempo di approfondire debitamente le parti più importanti della loro esperienza!
Se sai di avere 20 minuti di tempo e se sai che il tuo obiettivo è quello di raccontare i tuoi casi di successo nell’utilizzo di una nuova terapia innovativa, non ha senso inserire premesse inutili e dilungarsi su dettagli di poco conto!
Identificare chiari messaggi chiave
Domanda successiva: quali sono i messaggi chiave da passare? Rispondere a tale domanda ci consente di focalizzare molto meglio anche quale struttura dare al nostro speech!
Dato l’obiettivo di una presentazione che ci vedrà coinvolti, potremmo decidere di argomentare su vari aspetti, su vari temi, potremmo decidere di fare “n” riferimenti … Ma risulta vitale circoscrivere un numero ridotto di MESSAGGI CHIAVE.
Facciamo un esempio. Ipotizziamo che il mio obiettivo sia quello di convincere i miei responsabili ad investire su un nuovo CRM, un software per la gestione dei nostri clienti. Il mio obiettivo sarà quello di far sì che i miei responsabili dicano: “si ok, ci hai convinto della necessità ed opportunità di effettuare questo investimento. Che detto in altre parole significa convincere qualcuno che il ROI di un investimento, cioè il Return On Investment sia maggiore dell’investimento stesso… Alla domanda “Quali sono i messaggi chiave da passare”, potrei identificare:
- Analisi della capacità dell’attuale software di processare le nostre esigenze
- Analisi dell’incremento di mole di lavoro prevista per conseguire gli obiettivi del nuovo Fiscal Year
- Analisi dei limiti/rischi insiti nell’attuale Software
- Presentazione di una short list di 3 nuovi possibili Software, mettendo in luce pro e contro di ciascuno
- Analisi dati a supporto della mia scelta consigliata
Non sto dicendo che questa sia l’unica possibilità argomentativa… Sto piuttosto dicendo che conoscendo bene il profilo dei miei interlocutori, l’obiettivo della mia presentazione e il tempo che avrò a disposizione, è indispensabile fermarmi a riflettere su quali siano i messaggi chiave da passare.
Effettuando questa analisi pongo le premesse per creare la struttura del mio intervento.
Avere in mente la struttura mi permette dunque di creare una chiara SCALETTA dei temi da trattare.
Vediamo la domanda successiva: cosa desidero che ricordi la mia audience al termine della presentazione? Ricordo che una volta, durante un corso di public speaking un partecipante rispose prontamente: “Beh TUTTO ciò che dirò”!
Sì, sarebbe bello se potesse essere vero! Ma la verità è che, ci piaccia o meno, inevitabilmente ci sarà una perdita di contenuto! E sì… perché in qualsiasi processo di comunicazione tra esseri umani… entreranno in ballo dei filtri percettivi…
Ciò che accade solitamente è che già tra ciò che si vorrebbe dire e ciò che si riesce a dire avviene una prima perdita… Poi tra ciò che riusciamo a dire e ciò che comprende la nostra audience avviene una seconda perdita di contenuto… Poi tra ciò che la nostra audience ha capito e ciò che di fatto è di suo interesse avviene un’ulteriore perdita di contenuto… e infine… anche tra ciò che il pubblico ascolta con piacere e ciò che di fatto metterà in pratica… avviene ancora un’altra perdita… Dunque? Cosa fare se l’obiettivo primario fosse quello di riuscire a trasferire alcuni ben precisi messaggi chiave?
Intanto, come ripetuto più volte, sarà importante selezionare pochi contenuti e utilizzare una sintassi chiara e cristallina per veicolare i messaggi. Inoltre sarà importante pianificare di utilizzare metafore ed analogie che hanno anche la funzione di colpire la vista e l’immaginazione delle persone. Poi: ripetere più volte quei temi sia durante la presentazione che alla fine, in un momento di recap. E infine pianificare anche di creare delle slide a supporto che aiutino a metabolizzare meglio quei messaggi chiave.
Ovviamente poi, nel momento in cui vado a parlare… se desidero che alcuni dei temi trattati rimangano maggiormente impressi nei miei ascoltatori… mi preoccupo anche di evidenziarli maggiormente con pause, variazioni tonali, enfasi, gesti, e così via.
In conclusione: in generale tutto ciò che progettiamo di inserire in una nostra presentazione DEVE avere importanza, altrimenti non avrebbe senso inserirlo! Ma (!) sapendo che ci sarà un processo fisiologico di perdita di informazioni e ritenzione delle stesse… sarà importante far sì che determinati passaggi, quelli più importanti, vengano “stressati” adeguatamente ed evidenziati doverosamente!
Domanda successiva: cosa se ne farà la mia audience del mio messaggio? Cioè: come dovrà utilizzare quanto io comunicherò? Questa ulteriore domanda ci consente di aggiustare ancora di più il tiro dei contenuti! Faccio un esempio concreto: Se so di avere di fronte dei Decision Maker so che al termine della mia presentazione queste persone dovranno essere in grado di dire, semplificando: “Ok procediamo” oppure “No non procediamo”. Dunque la mia preoccupazione DEVE essere quella di fornire loro solo quelle informazioni strettamente necessarie, quei dati, quelle analisi, quei numeri che consentano loro di decidere!
Se invece so di trovarmi di fronte NON dei Decision Maker ma qualcuno che poi a sua volta dovrà riportare ad altri Decision Maker… di sicuro non potrò utilizzare la stessa strategia argomentativa con gli stessi contenuti del primo caso. Probabilmente la mia preoccupazione più grande dovrà essere quella di spiegare nella maniera più semplice possibile i temi… così come verificare che i miei interlocutori siano in grado, a loro volta, di passare adeguatamente il messaggio…
A tal proposito potrei anche pensare di suggerire loro esattamente cosa riportare ai loro Decision Maker, per evitare che improvvisino a modo loro, fallendo in termini di efficacia e chiarezza!
Aperture e chiusure
Domanda successiva: Come aprirò e come Chiuderò la mia presentazione? Apertura e Chiusura sono due momenti cruciali e particolarmente delicati di una presentazione. L’apertura serve soprattutto per catturare l’attenzione, incuriosire e predisporre all’ascolto… così come serve per creare connessione con la nostra audience ed essere in qualche maniera accettati…
La chiusura serve soprattutto per, potremmo dire con una metafora, “lasciare la nostra firma”, essere ricordati… In realtà a seconda dei contesti la chiusura può servire anche per effettuare un recap, per invitare ad agire, e così via… Dunque nel momento in cui sto progettando il mio intervento, DEVO pensare a questi due momenti come ben distinti dal corpo centrale della presentazione! (Approfondiremo questo tema in altro articolo del Blog – LINK)
I visuals
Penultima domanda: quali saranno i supporti visivi realmente necessari? Partiamo da una premessa: si chiamano supporti visivi perché appunto devono assolvere ad una funzione di supporto, di aiuto alla comprensione. Poi, nella realtà dei fatti, i supporti visivi possono essere utilizzati anche per rendere più stimolante ed emozionante la nostra presentazione!
La cosa importante è scegliere la quantità e qualità giuste di supporti visivi! Uno degli errori più comuni che si commette è quello di utilizzare troppe slide, scritte in maniera troppo fitta, con solo testo e senza immagini, oppure con una miriade di grafici e diagrammi che rendono complessa la comprensione e sgradevole la fruizione.
Chi solitamente opta per una scelta del genere non lo fa mettendosi empaticamente nei panni della propria audience. Lo fa piuttosto perché trova confortevole poi leggere tutti i contenuti delle slide!
Ma attenzione: un supporto visivo dovrà essere scelto ed utilizzato solo se è realmente utile e necessario in funzione dei contenuti che si stanno trattando e dell’audience che si ha di fronte! Detto in altre parole: un buon supporto visivo assolve primariamente la funzione di essere d’ausilio per l’audience, non per chi sta comunicando! Poi, nulla vieta che un buon supporto visivo risulti utile anche per chi presenta… ma questo vantaggio deve essere una fisiologica conseguenza del primo: supportare il pubblico! Ultima domanda: quali sono le obiezioni che potrei ricevere e come le gestirò? Fermarsi a riflettere su questa domanda ci fornisce una straordinaria possibilità: quella di prepararci adeguatamente ad argomentare qualora dovessimo essere, come dire… attaccati! Non solo: ci offre anche la preziosa opportunità di confezionare il nostro messaggio in maniera tale da anticipare eventuali obiezioni! Risultato: saremo percepiti ancora più autorevoli e più credibili!
Ecco abbiamo terminato la disamina delle principali domande che io consiglio di porsi quando ci si vuole preparare in maniera professionale in vista di un’occasione di public speaking!
Quando iniziai la mia carriera di Coach e Formatore mi imbattei un giorno, tanti anni fa in un adagio: “Chi domanda comanda”… Beh allora pensai che fosse un banale frase ad effetto, una frase che gioca semplicemente su una rima… In realtà dopo molti anni di lavoro sul campo posso testimoniare quanto, semplice qual è, sia vera e potente… Questo adagio, in origine, si riferisce a quanto si diventi potenti nel momento in cui si pongono ad altre persone le giuste domande (nella vendita, nel coaching, nella formazione, nella consulenza, nelle relazioni interpersonali…).
Al contempo credo si adatti alla perfezione anche al porre a noi stessi le giuste domande in vista di un intervento di public speaking!
